通常，審核組收集到審核證據以后，要對全部證據進(jìn)行評審。一方面用以確定受審核方的HSE管理體系符合審核準則的方面。另一方面，對于不符合審核準則的證據更要進(jìn)行認真分析，以確定HSE管理體系存在的主要問(wèn)題。對于這兩個(gè)方面的問(wèn)題，應在審核報告中進(jìn)行充分的描述，以便對體系的實(shí)施效果作出評價(jià)。下面將重點(diǎn)討論有關(guān)不符合的形成、不符合性質(zhì)的判定和不符合報告等情況。
1.不符合
HSE管理體系審核中的不符合是指那些違背審核準則的審核發(fā)現。審核準則通?？砂ㄈ矫娴膬热荩?/p>
(1)SY/T6276—1997管理體系標準。
(2)受審核方的HSE管理體系文件(包括手冊、程序文件和支持性文件)。
(3)適用于受審核方的與HSE有關(guān)法律、法規及其他要求。
上述審核準則中，SY/T6276—1997是審核員判斷是否符合要求的基本準則。
2.不符合項的確定
1)必須以客觀(guān)事實(shí)為基礎
判定不符合必須以客觀(guān)事實(shí)為基礎，客觀(guān)事實(shí)不能摻雜任何個(gè)人的主觀(guān)考慮，也不能摻雜“推理”、“假設”或“想當然”的成分，客觀(guān)證據包括：
(1)在文件、記錄審閱以及現場(chǎng)觀(guān)察中發(fā)現的客觀(guān)事實(shí)?，F場(chǎng)審核發(fā)現的不符合事實(shí)應請受審核方陪同人員確認。
(2)現場(chǎng)審核中受審核人員對審核員所提問(wèn)題的回答，也可成為客觀(guān)證據。對于通過(guò)面談取得的信息，應當通過(guò)其他事實(shí)得以證實(shí)，避免受審核人員情緒緊張或口誤造成回答失誤，導致錯判。例如：受審核人員不了解本身的職責，需更進(jìn)一步核實(shí)的是受審者是否履行本人的職責。又如，受審核者說(shuō)“所有目標指標已完成”，確切的證據應是涉及完成的記錄和可見(jiàn)的有形證據。
2)必須以審核準則為依據
判定不符合時(shí)，一定要以審核準則為依據。不能夠以審核員個(gè)人的任何意見(jiàn)、觀(guān)點(diǎn)作依據。也就是說(shuō)審核員開(kāi)具的不符合項必須在審核準則中明確地找到所不符合的條款。
3)分析所有不符合原因，找出體系缺陷
HSE管理體系審核是一種體系審核，目的是判定受審核方的HSE管理體系是否符合標準的要求。所以審核員不能僅滿(mǎn)足于發(fā)現個(gè)別的不符合現象，還應對這些現象進(jìn)行追蹤和分析，以找出體系上存在的問(wèn)題。這也是正確判定不符合意圖。
4)審核組內相互溝通，統一意見(jiàn)
HSE管理體系中存在問(wèn)題往往不是孤立的，常常存在某些聯(lián)系。所以在形成不符合前，需要審核組成員充分討論，交流情況，互相補充印證。這樣才有利于發(fā)現受審核方體系中的問(wèn)題。另一方面，審核組成員的充分討論也有助于更準確、更全面地作出判斷，避免由于審核員個(gè)人收集信息的局限所帶來(lái)的片面性。審核發(fā)現最終是否形成不符合，由審核組長(cháng)確定。
5)與審核方共同確認審核發(fā)現的事實(shí)
審核組應當與受審核方共同確認不符合的事實(shí)依據，審核員在現場(chǎng)審核的時(shí)間畢竟有限，所發(fā)現的事實(shí)有可能只是問(wèn)題的一個(gè)側面，所以要在形成不符合項前與受審核方共同確認這些事實(shí)。同時(shí)要聽(tīng)到受審核方對不符合判定的意見(jiàn)，以便查清楚造成問(wèn)題的根本原因，這也有利于修正錯誤。
如果受審核方提出補充證據，證明審核員對不符合陳述有誤，審核員經(jīng)過(guò)補充調查核準，應勇于修正錯誤。
在其他情況下，當雙方有爭執時(shí)，審核方則應盡量耐心說(shuō)服受審核方，并強調審核是針對體系而不是針對個(gè)人。
按照上述原則，對審核中收集的客觀(guān)證據進(jìn)行歸納、分析、比照約定的審核準則，即可確定不符合項，通常不符合項有以下幾種情形：
(1)體系性不符合——HSE管理體系文件沒(méi)有完全達到SY/T6276—1997標準的要求，即文件的規定不符合標準;
(2)實(shí)施性不符合——HSE管理體系實(shí)施未按文件規定執行，即運行實(shí)施不符合文件規定;
(3)效果性不符合——體系運行效果未達到計劃的目標、指標，即效果不符合所建立的目標;
(4)法律性不符合——體系運行的HSE行為未達到HSE法律、法規和其他要求的規定，即HSE行為不符合法規要求。
3.不符合性質(zhì)的判定
根據審核結果與審核準則相偏離的嚴重程度，以及不采取措施帶來(lái)的可能后果的嚴重性，可將不符合分為兩類(lèi)：嚴重不符合和一般(輕微)不符合。
1)嚴重不符合
出現下情況之一，原則上可構成嚴重不符合項：
(1)體系出現系統性失效。如某一要素、某一關(guān)鍵過(guò)程重復出現失效現象，又未能采取有效的糾正措施加以消除，形成系統性失效。如受審核方安全處、生產(chǎn)處均出現了文件和資料控制方面的不符合，從而導致體系系統性失效。
(2)體系運行區域性失效。如某一部門(mén)現場(chǎng)所的全面失效現象，或者各層次、各部門(mén)出現失效。如公司內化學(xué)庫出現了危害辨識、運行控制、培訓、績(jì)效測量與監測方面的不符合，造成該部門(mén)體系要素全面失效現象。
(3)造成嚴理的HSE危害，或潛在危害嚴重的HSE后果。
(4)企業(yè)違反法律、法規或其他要求的HSE行為較嚴重。
(5)一般不符合項沒(méi)有按期糾正且未意識到。
(6)目標指標未實(shí)現，且沒(méi)有通過(guò)評審采取必要的措施。
(7)第二類(lèi)不符合事項仍未改善，即上一次審核中發(fā)現的第二類(lèi)不符合項，至今仍未采取有效措施加以整改的，即判為第一類(lèi)不符合項。
(8)復評時(shí)，無(wú)持續改善HSE績(jì)效證據。
2)一般(輕微)不符合
出現下列情況之一，原則上可構成一般不符合項：
(1)對滿(mǎn)足HSE管理體系要素或體系文件的要求而言，是個(gè)別的、偶然的、孤立的、性質(zhì)輕微的不符合。
(2)對保證所審核范圍的體系而言，是次要的問(wèn)題。
嚴重不符合和一般不符合性質(zhì)的判定，對審核結論有決定性的影響，對受審核方能否通過(guò)HSE管理體系認證起著(zhù)關(guān)鍵作用。因此審核組在判定不符合性質(zhì)時(shí)要特別謹慎，對于可能成為嚴重不符合項的審核發(fā)現，審核組長(cháng)一定要認真對待、反復核實(shí)。
3)觀(guān)察項
指系統或程序有潛在的不恰當，以及具有潛在的風(fēng)險的事項，這些事項有變成不符合的趨勢，只是審核員掌握的證據暫不足。這類(lèi)問(wèn)題可作為觀(guān)察項處理，可以用書(shū)面或口頭的形式向受審核方提出。
對于觀(guān)察項，一般不要求受審核方提出限期整改方案，與無(wú)需跟蹤驗證，只要求對方引起注意，對可能的風(fēng)險所有準備并加以預防和糾正，觀(guān)察項一般不計入審核報告和審核結論中。
如果某企業(yè)出現嚴重的不符合項，在受審核方未采取有效的措施前，認證機構不應推薦注冊。
對出現輕微不符合事項的企業(yè)，應不影響推薦注冊、但對輕微不符合項，受審核方也要在認證機構規定時(shí)間內提出整改方案，采取有效措施，并經(jīng)認證機構跟蹤確定符合后，才推薦注冊。
對于觀(guān)察事項，一般要求受審核方提出限期整改方案，審核無(wú)需跟蹤驗證，只要求對方引起關(guān)注，對可能的風(fēng)險有所準備并加以預防和糾正。觀(guān)察項，一般也不計入審核報告和審核結論中。
4.不符合報告的編寫(xiě)
編寫(xiě)不符合報告，是審核員必須掌握的基本技能。
1)不符合報告的內容
(1)受審核方名稱(chēng)及負責人;
(2)不符合事實(shí)描述;
(3)審核準則;
(4)不符合判據及條款號;
(5)不符合性質(zhì)的判定;
(6)審核員姓名及開(kāi)具日期;
(7)受審核方代表確認及簽名;
(8)采取的糾正預防措施及完成日期;
(9)糾正措施完成情況及驗證。
2)對不符合事實(shí)的描述的要點(diǎn)
(1)準確地描述客觀(guān)事實(shí)，證據充分確鑿，依據清楚。包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物(注明職務(wù)或職稱(chēng)，不提姓名)、何種情況等。
(2)寫(xiě)出必要的細節，使其具有可重查性和可追溯性。
(3)語(yǔ)言簡(jiǎn)明精練，概括不符合的核心問(wèn)題。
(4)觀(guān)點(diǎn)、結論要從描述的事實(shí)中自然流露，不要光寫(xiě)結論，不寫(xiě)事實(shí)。
(5)盡可能使用規范術(shù)語(yǔ)(如標準或體系文件術(shù)語(yǔ))。
