為統一公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件的編寫(xiě)格式和表述規則，確保管理體系文件編寫(xiě)的規范化，特制定本導則。
2. 適用范圍
適用于公司管理體系覆蓋的所有制定文件的單位/部門(mén)。
3. 職責
技術(shù)中心負責管理體系文件編寫(xiě)導則的制、修訂。
4. 管理活動(dòng)的內容與方法
4.1 管理體系文件的結構
管理體系文件由管理手冊、程序文件、作業(yè)文件和記錄四個(gè)層次構成。
4.2 文件的內容
4.2.1 管理手冊的內容
管理手冊由封面、目錄、概述、正文四個(gè)部分組成。
a）封面
b）概述內容包括：
1）批準頁(yè)（頒布令）；
2）方針和目標；
3）前言。前言不包含要求，前言中給出文件的來(lái)源，版本情況、文件的編制、審核、批準人。
4）組織簡(jiǎn)介；
c）目錄（目錄要列出各章節的標題和頁(yè)碼）；
d）正文內容包括：
1）范圍；
2）引用標準；
3）術(shù)語(yǔ)和定義；
4）管理體系；
5）管理職責；
6）資源管理；
7）過(guò)程控制；
8）監視、測量、分析和改進(jìn)；
9）附錄。
4.2.2 程序文件的格式要求
程序文件由封面、目次、前言、程序文件正文四部分組成。
a）封面
b）目次（目次要有程序文件名稱(chēng)、編號、頁(yè)碼）；
c）前言；
d）程序文件正文。
4.2.3 作業(yè)文件的格式要求
作業(yè)文件是規定基層作業(yè)活動(dòng)的操作性文件，既有技術(shù)性的，也有管理性的，主要闡述工藝、技術(shù)方面的要求，為具體的操作人員提供作業(yè)要求的詳細信息，以指導操作人員做好規定的工作。主要對作業(yè)項目?jì)热?、使用的材料、設備、實(shí)施步驟和方法、操作要領(lǐng)、質(zhì)量判定準則、控制要求、檢驗與試驗方法等方面進(jìn)行描述，并明確誰(shuí)來(lái)做，什么時(shí)間做等相應的職責。
作業(yè)文件的格式：作業(yè)文件由封面和正文組成，正文的末端用橫線(xiàn)斷開(kāi)表示正文結束。
4.2.4 單位/部門(mén)內部文件的格式要求
單位/部門(mén)內部文件是指由本單位/部門(mén)管理和使用且不具備上升為企業(yè)標準的的管理/技術(shù)文件。該文件由本單位/部門(mén)比照《文件控制程序》的要求自行管管理。
單位/部門(mén)內部文件的格式：?jiǎn)挝?部門(mén)內部文件由封面和正文組成，正文的末端用橫線(xiàn)斷開(kāi)表示正文結束。
4.3 管理體系文件書(shū)寫(xiě)要求
4.3.1 編排
管理體系文件書(shū)寫(xiě)層次可劃分為章、條、段、列項、附錄等。
a） 章：章是文件內容劃分的基本單元，用阿拉伯數字從1開(kāi)始編號，章要有標題。
章號后空一格跟標題。正文由頂格空二格起，另起行由頂格起。
b） 條：條是章的細分，用阿拉伯數字編號，一般不宜超過(guò)3層，例：4.1、4.2.3。同一層次中有兩個(gè)以上的條才可設條。條號后空一格跟標題，正文由頂格空二格起，另起行由頂格起。
c） 段：段是章或條的細分，不編號。段的正文由頂格空二格起，第二行由頂格起。
d） 列項：列項是由一個(gè)句子引出下列平行的分行語(yǔ)句。分行前應加破折號或加圓點(diǎn)。如需要識別時(shí)，則使用帶半圓括號的小寫(xiě)拉丁字母序號。在字母形式的列項中，如需進(jìn)一步細分，則應用帶半圓括號的阿拉伯數字序號。
e） 附錄：附錄要有附錄號和標題，附錄號用英文大寫(xiě)字母標注，附錄標題置于附錄條文之上居中的位置。每一個(gè)附錄應另起一頁(yè)。
4.3.2 字體要求
所有管理體系文件的標題用3號合體黑體；正文均采用4號宋體，文件的章號及章的標題用4號黑體，圖注、腳注用5號宋體。行距為22，頁(yè)邊距上、下2.5cm，文件編寫(xiě)一律采用WORD文檔格式，A4縱向紙型（圖表除外）。
4.3.3 管理體系文件正文應從單數頁(yè)起排。
4.4 版號
管理手冊和程序文件的封面應標注版號
版次/修改次數
版次----用A、B、C …表示版次；
修改次數-----用1、2、3 …表示修改次數。
例：A/0-----表示第一版，未修改過(guò)；
B/1------表示第二版，第1次修訂。
